Gemini per aziende: Workspace o Gemini Enterprise, cosa scegliere

Un’azienda che vuole usare Gemini ha due soluzioni: Google Workspace con Gemini, che porta l’intelligenza artificiale dentro Gmail, Documenti, Fogli e Meet, e Gemini Enterprise, la piattaforma di Google Cloud per creare ed eseguire agenti AI su tutti i dati aziendali, anche fuori dall’ecosistema Google. Gemini Enterprise parte da 21 dollari per utente al mese nella versione Business. Gli abbonamenti personali come Google AI Plus o AI Pro, invece, non sono pensati per il lavoro in azienda.

La scelta dipende da dove vivono i dati dell’azienda, da cosa si vuole automatizzare e da quanti controlli servono. Questa guida mette a confronto le opzioni e indica come partire. Se però ti serve prima un quadro generale sull’IA di Google, il punto di partenza è la guida su cos’è Gemini e come funziona.

Tre strade per portare Gemini in azienda

Gli account personali sono la strada più rapida, ma anche la meno adatta. Ogni dipendente paga o usa un proprio abbonamento, l’azienda non ha visibilità su ciò che viene condiviso e i documenti di lavoro finiscono in account che non controlla. Questo è esattamente ciò che la AI Governance cerca di evitare. 

Una precisazione utile: non esiste un prodotto chiamato “Gemini Pro aziendale”. Di solito l’espressione indica un abbonamento Google AI Pro usato per lavoro, oppure le funzioni Gemini incluse nei piani Workspace. Per un’azienda, le soluzioni da valutare sono le ultime due colonne della tabella.

Google Workspace con Gemini

Con Google Workspace, Gemini lavora dentro gli strumenti che il team usa già. Secondo la guida ufficiale di Google (Google, guida per amministratori di Workspace con Gemini), comprende:

• l’app Gemini per chattare, fare brainstorming e svolgere attività complesse;
• Gemini nel riquadro laterale di Gmail, Documenti, Fogli, Presentazioni, Drive e Chat;
• funzioni come “Aiutami a scrivere” in Gmail e Documenti, “Prendi appunti per me” in Meet e il riempimento automatico avanzato in Fogli;
• Gemini Notebook, per trasformare documenti complessi in sintesi, overview audio e mappe mentali.

Le funzioni cambiano con il piano. Secondo la pagina prezzi di Workspace (Google Workspace), il piano Business Starter include Gemini in Gmail e un accesso di base all’app Gemini; da Business Standard si aggiungono Gemini in Documenti, Fogli, Presentazioni e Meet e un accesso esteso all’app e a Gemini Notebook. I piani Business arrivano a un massimo di 300 utenti; oltre servono i piani Enterprise.

Workspace con Gemini è la scelta naturale quando l’obiettivo è far risparmiare tempo alle persone: email, riassunti di riunioni, bozze di documenti, analisi di fogli di calcolo.

Cos’è Gemini Enterprise e cosa aggiunge

Gemini Enterprise è la piattaforma agentica di Google Cloud che permette a un’organizzazione di scoprire, creare, condividere ed eseguire agenti AI in un unico ambiente gestito, secondo la pagina ufficiale di Google Cloud (Google Cloud, Gemini Enterprise). Rispetto a Workspace con Gemini, la differenza non è il modello di intelligenza artificiale ma il raggio d’azione: Workspace aiuta le persone dentro le app Google, Gemini Enterprise lavora sui processi e sui dati di tutta l’azienda.

Agenti AI e ricerca su tutti i dati aziendali

Un agente AI è un assistente che svolge un compito in più passaggi in autonomia: cercare informazioni in più archivi, confrontarle, preparare un report, aggiornare un sistema. Gemini Enterprise ne offre tre tipi:

• agenti predefiniti creati da Google, come Deep Research e Gemini Notebook;
• agenti personalizzati costruiti senza scrivere codice con Agent Designer;
• agenti di terze parti, nelle versioni Standard e Plus.

Il secondo elemento distintivo sono i connettori. Gemini Enterprise può cercare e lavorare su dati che stanno anche fuori da Google: Microsoft 365 (OneDrive e SharePoint), Google Drive, Salesforce, SAP, Jira e HubSpot sono tra le origini indicate da Google. Per un’azienda che usa Microsoft per la posta e i documenti, o che ha i dati commerciali nel CRM, è questo che rende Gemini Enterprise utilizzabile senza cambiare strumenti.

Le versioni di Gemini Enterprise e i prezzi

Chi cerca “Gemini Business” cerca quasi sempre la prima riga della tabella: è la versione Business di Gemini Enterprise, attivabile direttamente da business.gemini.google. Le versioni Business, Standard e Plus prevedono una prova gratuita di 30 giorni; per Frontline bisogna contattare il team commerciale di Google.

Cosa succede ai dati aziendali con l’AI di Google?

Per un’azienda la prima domanda dovrebbe essere dove finiscono i dati quando si usa Gemina. E su questo i prodotti business di Google offrono garanzie diverse da quelle degli account personali:

• per Workspace con Gemini, la guida ufficiale precisa che i contenuti inviati non vengono usati per addestrare i modelli e non vengono esaminati da persone, e restano all’interno dell’organizzazione; Gemini recupera solo i contenuti a cui l’utente ha già accesso;
• per Gemini Enterprise, Google dichiara che i dati appartengono al cliente, non sono usati per addestrare i modelli di Google o di altri clienti, non sono venduti e non sono usati per la pubblicità;
• le versioni Standard e Plus aggiungono controlli per i settori regolamentati: VPC Service Controls, chiavi di crittografia gestite dal cliente, Access Transparency e residenza dei dati.

La pagina Workspace sugli strumenti AI cita inoltre le certificazioni ISO 42001 e SOC 1, 2 e 3. Le garanzie del fornitore, però, sono solo metà del lavoro: l’altra metà sono le regole interne su cosa si può condividere con l’AI e chi può farlo.

Come scegliere la soluzione giusta?

Quattro domande aiutano a orientarsi.

Come partire senza sprecare budget?

1. Scegliere due o tre processi concreti in cui l’AI può far risparmiare tempo misurabile: risposte ai clienti, report commerciali, sintesi di riunioni.
2. Attivare la prova gratuita di 30 giorni su un gruppo ristretto di persone che lavorano su quei processi.
3. Definire le regole prima dell’uso: quali dati si possono condividere, chi può creare agenti, come si verificano i risultati.
4. Usare i controlli dell’amministratore: in Workspace si può attivare o disattivare Gemini per servizi e gruppi di utenti.
5. Misurare e decidere: alla fine della prova si confronta il tempo risparmiato con il costo delle licenze, poi si estende l’adozione solo dove funziona.

L’intelligenza artificiale porta valore in azienda quando entra in processi definiti, con dati protetti e persone formate a usarla. La tecnologia, sia con Workspace sia con Gemini Enterprise, è la parte più semplice.